Como preparar sua empresa para Auditoria?
Como preparar sua empresa para Auditoria?
As auditorias internas são realizadas como parte do trabalho diário de uma empresa para determinar se seu sistema de gestão está de acordo com os requisitos e padrões estabelecidos.
Essa fase, conhecida como auditoria interna, é um processo muito importante para o negócio verificar se o andamento do tratamento de não conformidades concorda com os padrões implementados.
Desta forma, a ISO desenvolveu uma norma para fornecer e gerenciar orientações para organizações que realizarão auditorias de primeira, segunda ou terceira parte de seus sistemas de gestão, visando as auxiliar nesses processos.
Essa norma criada é a ISO 19011.
Quer saber o que é a ISO 19011 e como preparar sua empresa para a auditoria? Continue a leitura!
O que é a ISO 19011?
A ISO 19011 é uma norma considerada um tanto flexível em termos de diretrizes, podendo variar para cada tipo de organização (tamanho e complexidade dos processos).
Além de desenvolver orientações, a ISO 19011 define as competências e os requisitos de avaliação para auditores e equipes de auditoria. A primeira versão da norma ISO 19011 foi desenvolvida em 2002 e estava limitada a auditorias de qualidade e ambientais.
Foi atualizada em 2011 e passou a ser utilizada por auditores de diversos sistemas de gestão, empresas de consultoria que implementam estes sistemas e organizações que necessitam de auditorias por motivos contratuais ou regulatórios.
Uma nova versão da norma foi publicada em julho de 2018, cancelando e substituindo a segunda edição, de 2011. Ela foi revisada e desenvolvida tecnicamente pelo Comitê do Projeto ISO/PC 302 para garantir que orientações eficazes continuassem a ser transmitidas.
As principais alterações que esta norma teve se refere à expansão da orientação de planejamento de auditoria gerencial, adição de requisitos gerais de competência para auditores, expansão da orientação de implementação, ajuste de terminologia e exclusão e expansão de alguns anexos.
A ISO 19011 também introduz o conceito de risco em auditorias de sistemas de gestão, abordando mudanças de mercado, tecnologia em evolução e muitos novos padrões de sistemas de gestão que foram publicados ou revisados recentemente.
Como preparar a sua empresa para a auditoria?
Realize um planejamento anual
O plano anual deve conter datas de início, término e reuniões de revisão. Deve também informar quais departamentos serão auditados e o prazo para entrega do relatório final (documento emitido pelo auditor).
Tenha um cronograma
A organização é fundamental para a preparação da auditoria. É aconselhável desenvolver um cronograma, com as seguintes informações: a data e hora da auditoria; as atividades que serão avaliadas em casa caso; os nomes das pessoas envolvidas (auditores, responsáveis que possam esclarecer dúvidas) e outros pontos relevantes.
Crie procedimentos padronizados
As auditorias são projetadas para medir e identificar desvios dos padrões estabelecidos. Por isso, é imprescindível padronizar os procedimentos internos e atuar com transparência. Crie um manual detalhado sobre suas operações e a função de cada funcionário.
Tente também garantir que todos os funcionários conheçam esses padrões e saibam como distinguir o que fazer e o que não fazer em seu trabalho.
Realize simulações e testes
Os auditores podem aplicar testes para avaliar os processos internos que variam por região e em toda a empresa. Em preparação para a auditoria, podem ser realizadas simulações. O objetivo é observar e corrigir alguns aspectos que possam ser previamente apontados pelo auditor.
Use os resultados para um melhor desempenho
Lembre-se: Tão importante quanto se preparar para uma auditoria é saber o que fazer depois dela. Além de gerar relatórios, converse com sua equipe, peça informações sobre procedimentos e escreva recomendações. Use todas essas informações como base para mudanças futuras e melhor desempenho organizacional.
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